Die automatisierte Versicherungskopplung ist ein integraler Bestandteil bei der Abwicklung von Versicherungsfällen mittels SAP.

Über eine kundeneigene Transaktion werden versicherungsrelevante Instandhaltungsaufträge inklusive der Schadensdaten erfasst. Nach dem Speichern des Auftrags wird automatisch im SAP System eine Bestellung erfasst und eine Nachricht in Form eines IDocs erzeugt. Diese wird über die Middleware SAP Business Connector in ein XML-File konvertiert und an das Versicherungsportal übergeben.  

Für jede so erzeugte Bestellung versendet das Versicherungsportal eine Empfangsbestätigung. Diese gilt als erste Bestätigung für die Bestellposition und wird in der jeweiligen Bestellung eingetragen.

 

Parallel dazu, erhält der Lieferant den Auftrag über das Handwerkerportal und beginnt mit der Ausführung. Seine Leistungen erfasst der Handwerker, wie im bestehenden Prozess der eHWK definiert. (Die Versicherungsfälle müssen aber nicht zwangsweise über das Handwerkerportal abgewickelt werden, eine manuelle Bearbeitung über den Standardweg SAP ist ebenfalls möglich). Die Rückmeldung wird im SAP verarbeitet und führt nach Freigabe der Leistungserfassung durch die Immobiliengesellschaft zur nächsten Nachricht an das Versicherungsportal. Jetzt werden die korrekten Mengen- und Zahlungsdaten an das Versicherungsportal übermittelt. Bei einem Storno der Leistungserfassung seitens der Immobiliengesellschaft, wird die Versicherung zunächst nicht informiert, da der Lieferant eine neue LE durchführen muss.

 

Zu jedem Instandhaltungsauftrag sendet das Versicherungsportal eine Mitteilung über die Bezahlung des beauftragten Lieferanten an die Immobiliengesellschaft. Anschließend kann die Eingangsverarbeitung des SAP-Systems den aktuellen Status im Auftrag und der Bestellung einsehen.

 

Nach der fachseitig definierten Zeit nach Eingang des letzten Instandhaltungsauftrags zu einer Schadensnummer, wird das Versicherungsportal den Schadensfall schließen und eine Schlussmeldung an die Immobiliengesellschaft senden.

 

Die Schlussmeldungen der Versicherungen können in den folgenden Formen auftreten:

• Alle Kosten werden von der Versicherung übernommen
• Die Versicherung macht einen Teilbetrag geltend
• die Immobiliengesellschaft erhält einen bestimmten Prozentsatz Eigenleistung ab festgelegtem Betrag

Die hierfür notwendige Aufteilung der Buchungen für die FiBu erfolgt manuell, da die Versicherungskopplung explizit nicht die Unterstützung von finanzbuchhalterischen Buchungen, Umbuchungen und Zahlungsvorgängen enthält sondern ausschließlich die logistischen Prozesse der Instandhaltung unterstützt.